Asiakasrekisterin tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö
Asianajotoimisto Legistum Oy, (1615544-5) Vilhonkatu 9C , 00100 Helsinki
puh. 020 742 4460 tai sähköposti: toimisto@legistum.fi
Yhteyshenkilö: Teppo Laine
Rekisteröidyt
Rekisterissämme käsitellään potentiaalisten, nykyisten ja entisten yksityisasiakkaiden ja asiakasorganisaatioiden yhteyshenkilöiden, sekä vastapuolten henkilötietoja.
Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus
Asianajotoiminta edellyttää henkilötietojen käsittelyä. Rekisterimme käyttötarkoitus on rekisteröityjen asiakkaiden henkilötietojen oikea ja ajantasainen hallinta asiakkuuden aikana, esteellisyyksien selvittäminen, asiakasrekisterin ylläpito ja kehittäminen sekä reklamaatioiden hallinta.
Henkilötietojen käsittely perustuu:
- Peruste sopimuksen täyttämiseksi
- Asianajotoimintaa koskevien lakien noudattaminen (asiakkaan perustiedot ja yksilöintitiedot)
- Vastapuolen tietojen kerääminen esteellisyyksien poissulkemiseksi
- Rekisterinpitäjän oikeutettu etu, hyvä asiakkuuden hoito, esimerkiksi tiedottaminen lainsäädännöllisistä muutoksista
Käsiteltävät henkilötiedot
Rekisterissä käsitellään asiakkaiden henkilö- ja yhteystietoja sekä muita asiakkuuteen ja toimeksiannon hoitamiseen liittyviä tarpeellisia tietoja. Näitä tietoja ovat:
- Etu- ja sukunimi
- Henkilötunnus
- Postiosoite
- Puhelinnumero
- Sähköpostiosoite
- Verkkolaskuosoite tai laskutussähköpostiosoite
Lisäksi käsittelemme toimeksiantojen hoitamisen yhteytessä lakiin perustuvia, toimeksiantojen hoitamisen kannalta välttämättömia henkilötietoja.
Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja kerätään rekisteröidyiltä itseltään sekä julkisista lähteistä.
Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva
Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu Legistumin järjestelmään, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä.
Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot
Rekisterinpitäjä käyttää ulkopuolisia alihankkijoita tietojen käsittelyssä. Näitä ovat esimerkiksi laskutusjärjestelmiä ylläpitävät yhtiöt. Henkilötietoja ei muutoin luovuteta pääsääntöisesti kolmansille osapuolille. Henkilötietoja käsittelevät alihankkijat ja muut teknistä ylläpitoa hoitavat yhteistyökumppanit voivat siirtää henkilötietoja soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti. Alihankkijoiden kanssa on voimassaolevat tietosuoja-asetuksen mukaiset henkilötietojen käsittelyä koskevat sopimukset. Henkilötietoja ei siirretä EU:n ulkopuolelle.
Henkilötietojen säilytysaika
Asiakastiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin rekisteröity on Legistumin asiakas ja sopimukseen perustuvan reklamaatio- ja vastuuajan. Asiakkuuden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan asiakkuuden päättymisestä, ellei tietoa ole tarpeen säilyttää esteellisyyden selvittämiseksi. Suostumukseen perustuvat tiedot säilytetään kunnes suostumus peruutetaan.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Rekisteröity voi antaa Legistumille kanavakohtaisia suoramarkkinointia koskevia suostumuksia ja kieltoja.
Lisäksi rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:
- saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;
- saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat Legistumin käsittelemät henkilötiedot;
- vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
- vaata henkilötietojensa poistamista;
- peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen;
- vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on Legistumin oikeutettu etu;
- saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, Legistum käsittelee kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti;
- vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.
Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Legistum voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Legistum voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.
Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle
Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpakka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojakäytännön mukaisesti.
Pakolliset tiedot
Pakollisia tietoja ovat asiakkaan perustiedot ja yksilöintitiedot. Perusteena on asianajotoimintaa koskevien lakien noudattaminen.
Sopimussuhteissa olevat tahot:
Sopimuskumppanin perustiedot, luottosuhteessa luoton perinnän edellyttämät tiedot (hetu).
Seuraus mikäli tietoja ei luovuta
Asiakkuutta ei voida aloittaa ilman pakollisten tietojen luovuttamista.
Muut henkilötietolähteet
Tietoja saadaan myös asiakasyrityksiltä, alihankkijoilta ja muilta yhteistyökumppaneilta. Tietoja kerätään myös tietopalveluita myyviltä alihankkijoilta. Tietoja kerätään toimeksiantojen aikana myös vastapuolilta ja viranomaisilta. Nämä tahot toimivat itsenäisinä rekisterinpitäjinä ja vastaavat toimitetuista henkilötiedoista ja niiden lainmukaisuudesta.
Yhteydenotot
Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse osoitteeseen: toimisto@legistum.fi. Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:
Asianajotoimisto Legistum Oy, Vilhonkatu 9C, 00100 Helsinki
Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen
Tätä tietosuojaselostetta voidaan tarkentaa tai päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä ilmoitus on viimeksi päivitetty (23.05.2018)